Ingrijpende maatregelen als ondertoezichtstelling (OTS) en/of uithuisplaatsing (UHP) moeten zorgvuldig onderbouwd zijn en op de relevante feiten worden gebaseerd. Daarnaast moeten alle feiten in rapportages en verzoekschriften terug te vinden zijn. Door het structurele tekort aan tijd, geld en gekwalificeerde professionals binnen de jeugdbeschermingsketen staat er druk op de kwaliteit van feitenonderzoek.
Gecertificeerde Instellingen, de Raad voor de Kinderbescherming (RvdK), en het Landelijk Netwerk Veilig Thuis werken daarom samen aan de verbetering van het feitenonderzoek in de jeugdbeschermingsketen.
De acties en initiatieven staan beschreven in het actieplan ‘Feitenonderzoek’.
Kwaliteit onderzoek en rapportage
De inhoud van ons online leertraject Rapporteren sluit aan bij actielijn 3, kwaliteit onderzoek en rapportage, uit het actieplan Feitenonderzoek.
Tijdens het leertraject werken de deelnemers aan het eigen maken van rapportagevaardigheden, die zij op de lange termijn kunnen blijven inzetten. Jeugdbeschermers en gedragswetenschappers nemen samen deel zodat zij ook na de bijeenkomsten elkaar van goede feedback kunnen voorzien. Daarmee gaan wij voor een duurzame verbetering in het feitelijk rapporteren.
Het online leertraject Rapporteren bestaat uit vijf bijeenkomsten van 3 uur: twee workshops en drie leerbijeenkomsten.
Workshops
Tijdens de twee workshops wordt gebruik gemaakt van het ordenings- en besluitvormingsmodel de Viervensters.
In de eerste workshop starten we met de inventarisatie van het netwerk en het ordenen en formuleren van relevante feiten in relatie tot de hulpvraag, grondmaatregel of vraagstuk. Deze informatie, waarbij onderscheid gemaakt wordt tussen feiten, meningen en interpretaties, vormt de grondslag voor het (leren) maken van een actuele analyse.
In de tweede workshop leren deelnemers hoe een beslissing te onderbouwen op basis van die analyse én geldende richtlijnen. Tot slot wordt er geoefend met het opstellen van SMART-doelen of voorwaarden en worden er afspraken gemaakt voor de realisatie.
Over het geheel genomen gaat het erom dat er geschreven wordt in juiste, concrete bewoordingen én in een aansprekende taal die ouders en/of jeugdigen herkennen, erkennen, motiveren en activeren. Zowel het technisch als cliëntgericht rapporteren komt aan bod.
De workshops zijn geaccrediteerd door Stichting Kwaliteitsregister Jeugd (SKJ).
Leerbijeenkomsten
Na de workshops volgen drie methodische leerbijeenkomsten (MLB’s). Tijdens de MLB’s wordt gewerkt met geanonimiseerde gezinsplannen van de jeugdprofessionals uit hun eigen caseload.
Het verbeteren van onderdelen van de gezinsplannen, door het toepassen van nieuwe kennis, is kenmerkend in onze aanpak.
Door verdieping en borging wordt er een echte verbeterslag gemaakt!
Duurzaam effect
Wij gaan voor een duurzaam effect. Daarom hebben we ons leertraject geëvalueerd met de teams van het Leger des Heils Jeugdbescherming en Reclassering die het leertraject meer dan een jaar geleden hebben gedaan. We vroegen hen wat er een jaar na de training blijvend is veranderd:
- Lukt het nog steeds om kort en bondig, specifiek en aansprekend te schrijven?
- Met duidelijk onderscheid tussen feiten en meningen?
- Welk effect heeft dat op de samenwerking?
- En wat is steunend/belemmerend om het geleerde vast te kunnen houden?
Vanzelfsprekend hebben wij dit een onafhankelijk onderzoeker laten uitvragen.
We hebben de resultaten gepresenteerd in een factsheet.
Resultaat
Jeugdbeschermers en gedragswetenschapper merken dat het rapporteren makkelijker gaat:
“Ik kan sneller rapporteren en kom eenvoudiger to the point”.
“Ik loop minder vaak vast doordat ik het ‘te goed’ wil doen”.
“Er komt meer eenheid in de rapportages, we krijgen nu allemaal dezelfde rapporteerstijl”.
De meerderheid geeft aan dat de cliënt de rapportage beter begrijpt, waardoor zowel de jeugdbeschermer als de cliënt makkelijker teruggrijpen op het plan. Ook collega’s, gedragswetenschappers en managers ervaren het verschil.
Advies
Om de nieuwe manier van rapporteren kwalitatief op dit niveau te houden, is het volgens de jeugdbeschermers, gedragswetenschapper en managers belangrijk dat:
- Een team in zijn geheel getraind wordt
- Het levendig gehouden wordt door het geven van onderlinge feedback
- De rapportages bespreekbaar worden gemaakt in de multidisciplinaire overleggen
- De gedragswetenschappers op één lijn zitten voor wat betreft de kwaliteit van rapportages
Het geven van feedback en zorgen dat iedereen getraind is en op één lijn zit, staat echter onder druk door het personeelsverloop en de hoge werkdruk. Er is niet altijd genoeg tijd voor het geven van feedback en het bespreken van rapportages. Wij leren hiervan dat een opfristraining, ééns per twee jaar, goed zou zijn om alle medewerkers weer up-to-date te krijgen en weggezakte onderdelen op te halen. Wij onderzoeken nu of het mogelijk is een train-de-trainer module parallel te laten lopen aan het leertraject.
“We vinden het fijn dat Van Montfoort/VM Training een uitgebreide evaluatie van de pilotfase heeft uitgevoerd, waarmee we de langere termijneffecten van het leertraject goed in beeld hebben. We kunnen aan de slag met tops en tips om dit onderwerp verder te borgen in de organisatie.”
Opleidingscoördinator Leger des Heils Jeugdbescherming & Reclassering
